12 conseils pour optimiser l’aménagement d’un bureau professionnel

Vos collaborateurs et vous passerez au moins 40 heures par semaine au bureau (et environ 2 000 heures par an). Pourquoi ne pas tirer le meilleur parti possible de l’espace ? Que vous déménagiez dans un nouvel emplacement, que vous envisagiez de configurer chaque pièce de manière à optimiser le confort et la productivité, ou que votre espace actuel nécessite simplement un changement, nous sommes là pour vous conseiller.

L’optimisation de l’aménagement des bureaux est un outil efficace pour accroître la flexibilité des employés, attirer les talents, stimuler la culture et améliorer la productivité et la créativité

Retravailler l’aménagement de votre bureau ne se limite pas à une utilisation efficace de l’espace. Des études montrent que la configuration des bureaux et d’autres facteurs environnementaux affectent le bien-être et la productivité des employés.

En outre, l’optimisation de l’agencement des bureaux est un moyen efficace d’accroître la flexibilité des travailleurs, d’attirer les talents, de stimuler la culture, ainsi que d’améliorer la productivité et la créativité, selon CPM One Source.

L’optimisation de l’aménagement de votre bureau implique la disposition du mobilier, mais elle prend également en compte d’autres facteurs, notamment le type de mobilier, l’éclairage, les espaces ouverts et la décoration. Voici ce que vous devez savoir sur l’optimisation de l’agencement de votre bureau avant de faire des achats.

Faîtes un plan

Avant de commencer à planifier l’installation et l’achat de bureaux pour tout le monde, vous devrez vous asseoir et établir un budget pour voir quels types de modifications et de mises à jour sont possibles en fonction de votre budget.

Ensuite, vous pouvez décider qui va prendre les décisions. Si vous avez assez d’argent, vous pouvez envisager de faire appel à un architecte d’intérieur. L’aménagement de l’espace vous-même coûtera moins cher, mais demandera probablement plus de temps.

Enfin, assurez-vous de prendre en compte les besoins individuels de vos employés et de votre entreprise. Vous pouvez peut-être interroger ou au moins parler à vos collègues pour savoir dans quels types d’espaces, ils souhaitent passer leur temps.

Débarrassez-vous des meubles inconfortables

Avant de changer les meubles, demandez-vous si vous devriez ou non les conserver. Les meubles anciens ou mal fabriqués peuvent causer des problèmes de santé aux employés tels que maux de dos, syndrome du canal carpien, migraines et fatigue oculaire.

Chercher des chaises de bureau ergonomiques est un bon point de départ. Trouvez des chaises qui présentent des variations d’accoudoir; mécanismes de pivotement; réglages de la hauteur, de la largeur et de la profondeur; support lombaire; et matelassé.

Tout en modernisant les meubles ou en optant pour quelque chose de plus cher, vous risquez de faire mal à votre portefeuille dès le départ, mais vous éviterez ainsi la douleur et les coûts de santé de vos employés.

Privilégiez la variété

Il n’existe pas de solution unique, vous devez donc tenir compte de la qualité de l’espace, des besoins de vos employés et des spécificités de votre entreprise. En revanche, chaque configuration de bureau doit privilégier la variété.

« La création de différents environnements d’espace de travail au sein d’un même bureau offre une grande flexibilité », a déclaré Warren Bricknell, directeur général de Dale Office Interiors et copropriétaire de Scaletronic.

« Disposer de zones calmes, de zones de collaboration et parfois même de zones de jeu peut réellement aider les employés à optimiser leurs performances. Il s’agit d’avoir le choix de travailler de la manière qui convient le mieux à la tâche à accomplir ».

Prenez en compte les exigences technologiques

Avant de commencer à déplacer involontairement des bureaux loin des prises téléphoniques auxquelles les employés ont besoin d’accéder, prévoyez un temps d’échange avec votre service informatique ou votre responsable technique du meilleur moyen d’aménager l’espace de sorte que tout le monde puisse accéder à la technologie dont ils ont besoin.

Tenez compte de facteurs tels que l’emplacement des imprimantes, le stockage du matériel informatique, la proximité des prises, les routeurs wifi et l’espace pour les projecteurs et les écrans.

Laissez vos employés choisir

Les études indiquent que les employés sont plus satisfaits au travail car ils sont autorisés à participer à la configuration de leurs propres espaces de travail ou à choisir le lieu où ils souhaitent travailler. Cela peut signifier que vos employés organisent le mobilier comme ils le souhaitent dans leur bureau ou commandent le type de mobilier qu’ils souhaitent.

Cela peut aussi vouloir dire leur donner plusieurs options d’espaces de travail dans l’immeuble de bureaux. Par exemple, un employé peut souhaiter répondre aux e-mails dans une cabine téléphonique privée le matin, mais s’aventurer dans un espace partagé pour collaborer avec des collègues dans l’après-midi.

Créer des espaces conçus pour la collaboration

Encouragez vos employés à se rendre à différents endroits du bureau et profitez d’un espace dédié à la collaboration. Les espaces de collaboration peuvent être aussi simples que des ordinateurs installés sur des tables pouvant accueillir plusieurs personnes ou aussi confortables que quelques chaises disposées en demi-cercle autour d’un foyer, d’une fontaine d’intérieur ou d’un présentoir d’art. Ces espaces constituent une excellente alternative à la simple réunion.

Faites attention à l’éclairage

L’éclairage peut avoir une incidence sur la productivité, la santé, l’humeur, le bien-être et la dépression. En fait, une étude de l’American Society of Interior Design a révélé que 68% des employés sont mécontents de l’éclairage dans leurs bureaux.

Promenez-vous dans votre bureau et notez les espaces insuffisamment éclairés. La lumière naturelle est idéale, mais cela n’est pas possible dans tous les espaces, en particulier les bureaux et les cabines. Pour ces espaces, pensez à vous procurer des plafonniers ou les lampes de bureau imitant la lumière naturelle.

Choyez l’espace détente

Prendre des pauses est important, et les bureaux peuvent encourager les employés à s’absenter quelques minutes lorsqu’ils en ont besoin. Essayez de définir un espace de travail dans le bureau qui ne contient pas d’ordinateurs ni d’attirail lié au travail.

« Aujourd’hui, les gens veulent vraiment de l’espace pour se détendre au travail », a déclaré Bricknell. « Ces espaces peuvent être de toutes formes et de toutes tailles, mais permettent aux employés de se sentir plus à l’aise, de s’exprimer et de mieux collaborer avec leurs pairs au travail.»

Ne négligez pas la température de bureau

Bien que la température au bureau puisse sembler être un problème distinct de son agencement, ce n’est pas le cas. Par exemple, le soleil qui brille à travers une fenêtre peut rendre une zone trop chaude, tandis qu’une bouche de climatisation située directement au-dessus d’une cabine intérieure peut rendre cet espace trop froid.

Vous ne serez pas en mesure de prendre en compte chacun de ces problèmes, mais une prise de conscience des variations de températures dans l’ensemble du bureau peut vous aider à faire des choix d’organisation judicieux.

Laissez des espaces ouverts

Il peut être tentant de faire entrer autant de meubles que vous le pouvez dans l’espace, mais cela peut être visuellement accablant et rendre le bureau difficile à naviguer. Pensez à vos bureaux comme un espace blanc sur un CV.

« Modérez la complexité visuelle : elle permet à votre esprit de ne pas être trop occupé ni de perdre trop de temps », explique Sally Augustin, psychologue du design. N’ayez pas peur de laisser certains espaces ouverts et de laisser suffisamment d’espace pour marcher ou vous réunir en position debout.

N’exagérez pas sur la décoration

Il n’y a rien de pire qu’un bureau sombre et fade sans caractère ni décorations. Essayez d’intégrer des plantes, des œuvres d’art, des citations inspirantes et l’image de marque d’une entreprise. Cependant, veillez à ne pas en faire trop. La décoration du bureau doit rendre l’espace plus esthétique et ne pas submerger les employés et les visiteurs.

Prévoyez un plan de croissance

La croissance est un facteur essentiel lors de la planification de la configuration de votre bureau. Combien d’employés compterez-vous ajouter au cours des 6 à 12 prochains mois et quelle place occuperez-vous dans leur bureau? Les salles de réunion seront-elles constamment réservées ?

Organisez votre espace en gardant à l’esprit le futur pour ne pas avoir à vous réorganiser et à le redécorer par nécessité. Bien que la réorganisation occasionnelle du bureau soit saine et idéale, le faire trop souvent va coûter cher et prendre beaucoup de temps.

Traduction et adaptation de l’article 12 Tips to Optimize Your Office Layout de Squarefoot.