Comment organiser un déménagement d’entreprise ? Suivez le guide !

Si vous aussi vous devez faire partie des 120 000 entreprises françaises qui déménageront cette année, vous vous demandez sans doute comment préparer votre déménagement d’entreprise sans rien oublier ?

Nous vous proposons un guide pratique pour préparer votre départ en toute sérénité. Le mot d’ordre : anticiper !

Les étapes du déménagement d’entreprise se répartissent en 4 grandes catégories :

  • Organisation & Logistique
  • Aménagement des locaux
  • Aspects juridiques
  • Personnel

Organisation & Logistique

La planification du projet : le point d’encrage

Avant d’entamer vos préparatifs, choisissez le moment propice pour déménager. Vous aurez sans doute d’autres préoccupations en tête que de vous occuper d’un déménagement d’entreprise, si votre activité bat son plein à cette période !

Pourquoi ne pas profiter de l’été souvent représentative d’un creux d’activité ?

Maintenant que vous avez déterminé la date de déménagement de vos bureaux, vous pouvez vous lancer dans la poursuite du retro-planning étapes par étapes.

Et après avoir terminé la lecture de cet article, nous vous offrirons notre check list du déménagement d’entreprise pour déménager en toute tranquillité.

L’inventaire et le cahier des charges / J-6 mois

Pourquoi préparer un cahier des charges ? Si vous optez pour une totale sérénité (ce qui peut s’avérer utile lorsque vous devez déménager plusieurs m3 de meubles, d’équipements et déplacer du personnel…), le cahier des charges de votre déménagement d’entreprise vous permettra de ne rien laisser au hasard.

Il sera la base de toutes vos relations avec vos prestataires et recensera l’ensemble des besoins, attentes et contraintes de votre projet :

  • Inventaire
  • Plan d’implantation
  • Organisation en interne
  • Retro-planning… 

Ce document doit être particulièrement soigné pour être le plus clair et explicite possible afin que chaque utilisateur sache déterminer avec précision son mode opératoire et le déroulement attendu des différentes étapes.

Consacrez-lui le temps nécessaire et laissez-vous le temps de la réflexion pour ne rien oublier. Il vous sera précieux tout au long du projet.

Le choix du déménageur / J-3 mois

Avez-vous déjà envisagé de déménager toute une entreprise à la force de vos bras ? Impensable, non ?

Faites appel à des professionnels qui gèreront votre déménagement d’entreprise de main de maître.

N’hésitez pas à vous appuyer sur votre cahier des charges pour demander plusieurs devis et choisir les prestations qui vous semblent les plus adaptées à vos attentes et à votre budget. Nous avons d’ailleurs fait un dossier sur le coût d’un déménagement de bureaux pour anticiper les dépenses d’un tel chantier, que nous vous conseillons de lire bien évidemment.

Vous ne savez pas où trouver les bons prestataires ? Pourquoi ne pas jeter un œil parmi ceux que nous vous proposons ?

La gestion du parc informatique / J-1 mois

L’anticipation sera votre alliée dans le déménagement de vos bureaux et surtout de votre parc informatique. Vous ne voulez pas tomber en panne de réseau internet et paralyser tous vos collaborateurs…

En préparant votre arrivée dans vos nouveaux locaux, vous vous assurerez du bon fonctionnement des équipements bien en amont en faisant, encore une fois, appel à un professionnel. Celui-ci aura étudié au préalable l’ensemble de votre parc informatique et son utilisation quotidienne. Il sera à même de vous proposer un débit similaire, des installations et équipements adaptés voire optimisés.

Il se chargera aussi de la sauvegarde et de la migration de vos serveurs sans risquer de perdre vos données informatiques.

Il aura évidemment pris le soin de vérifier toutes les nouvelles installations et leur parfait fonctionnement avant votre arrivée.

Aménagement des locaux

L’organisation d’un nouvel espace de travail / J- 3 mois

Déménagement de bureaux rime avec aménagement de bureaux. Du flex office à l’Office Branding, créer un espace collaboratif aux couleurs de l’entreprise a du bon. Un doute ? Consultez nos articles sur ces différents thèmes pour vous aider dans l’organisation de votre nouvel espace de travail.

Plus qu’une décoration d’intérieur, il s’agit ici d’installer vos équipes dans une atmosphère chaleureuse et conviviale qui encourage la créativité et favorise le bien-être au travail.

Le bénéfice sera immédiat : il y a fort à parier que l’absentéisme diminuera considérablement.

Un déménagement d’entreprise est aussi l’occasion de réorganiser l’espace de travail et d’encourager la mobilité du personnel. Le flex office est une autre façon d’organiser vos locaux en optimisant leur utilisation au quotidien pour alléger vos frais d’hébergement !

Pour organiser un espace de travail, on compte généralement 3 mois avant le déménagement de l’entreprise, mais si vos nouveaux locaux sont beaucoup plus grands que les précédents, il est préférable d’anticiper davantage cette étape.

La restitution des anciens bureaux / J-2 mois

Rendre des locaux après des années d’utilisation demande nécessairement une remise en état.

Les bailleurs sont souvent exigeants quant à la restitution des bureaux qui doivent être propres au minimum.

Nous vous conseillons donc de prévoir une prestation de ménage avec votre prestataire habituel ou, si vous n’en avez pas, d’interroger notre base de prestataires.

Le renouvellement du mobilier / J-2 mois

Le déménagement d’entreprise est l’occasion parfaite pour changer de décor et de mobilier. Que faire alors de votre ancien mobilier ?

Il existe plusieurs solutions :

  • Le don : au personnel ou aux associations, vous pouvez facilement vous séparer du mobilier dont vous n’avez plus besoin.
  • Le recyclage est une option à laquelle on pense rarement. Et pourtant elle existe. De nombreux meubles peuvent être recyclés ou transformés. N’avez-vous jamais entendu parler du « office staging » ?
  • La revente est une solution économique qui permet de récolter des fonds pour investir dans un nouveau mobilier sans avoir besoin de débloquer des budgets additionnels (et sans doute imprévus). Plusieurs sites se sont spécialisés sur ce dernier créneau : Adopte Un Bureau , Simon Bureau

Aspects juridiques

Le préavis / J-6 mois

Votre bail stipule votre délai de préavis. Celui-ci peut varier selon les conditions initialement négociées.

Pour un bail classique 3/6/9, il est en général de 6 mois.

Pour signifier votre déménagement d’entreprise à votre bailleur, n’oubliez pas d’envoyer votre courrier en recommandé ou de le faire passer par acte d’huissier dans les délais impartis.

Le cas échéant, un retard de préavis vous vaudrait d’attendre la fin de la période suivante : au moins 3 ans…

Au-delà du respect impératif du délai de préavis, une autre solution s’offre à vous : rechercher un successeur en demandant l’autorisation de votre propriétaire.

L’information des tiers / J- 3 mois

Plusieurs organismes doivent être rapidement prévenus de votre projet de déménagement de bureaux.

A commencer par le CE et le CHSCT qui doivent être informés en amont pour ne pas faire obstacle à votre déménagement d’entreprise.

Un oubli pourrait être considéré comme une faute.

Pensez aussi à notifier :

  • votre assureur
  • vos fournisseurs
  • la préfecture qui a besoin de cette information pour votre immatriculation et votre Kbis.

Personnel

Une motivation commune

Lorsque l’on parle d’un déménagement d’entreprise, tout le monde n’est pas toujours très enthousiaste à l’idée de se séparer ses petites habitudes et l’inconnu fait peur : nouveau trajet pour aller au travail, peur de perdre en confort…

Pour assurer la meilleure transition, il est donc vivement conseillé d’anticiper tous les points de tensions, les freins au changement et les craintes de vos collègues.

Pour vous aider, un point reste capital : la communication ! Si elles sont tenues à l’écart de l’avancée du projet de déménagement, vos équipes non impliquées, se sentiront peu concernées et nourriront davantage leurs appréhensions.

Pour désamorcer les éventuelles répercussions négatives que cela pourrait engendrer, créez une véritable effervescence autour du projet ! En parler, c’est se rassurer et enthousiasmer les équipes à créer une nouvelle histoire à l’aide de leur contribution. L’esprit d’équipe sera renforcé et la motivation au beau fixe. Alors communiquez !

L’organisation des équipes

En changeant de locaux, vous devez repenser l’organisation de vos équipes et les besoins afférant à chaque service.

Pour cela, prévoyez des réunions ou des consultations et nommez un référent par service. Il aura un rôle d’intermédiaire et fera circuler l’information dans les deux sens. Un gain de temps précieux pour l’avancement de votre projet…

Prévoyez aussi de monter une cellule d’aide pendant les deux premières semaines qui suivent l’emménagement. Elle permettra de répondre de manière efficace et rassurante aux inquiétudes et interrogations du personnel, de les orienter dans ce nouvel espace de travail qui reste encore à découvrir.

L’équipe référente doit toujours se montrer disponible et à l’écoute.

Une fête pour un nouveau départ

Un déménagement d’entreprise est un moment fort dans la vie de l’entreprise. Et comme chaque événement, il doit être célébré dans la joie et la motivation.

Une fois l’emménagement terminé, il est donc nécessaire d’organiser une belle fête pour célébrer ce nouveau départ.

Comme nous l’expliquait Emmanuelle, Office Manager chez Malt, pour célébrer leurs nouveaux bureaux, l’entreprise avait offert une soirée festive et conviviale à ses employés, clients et fournisseurs. Un moyen idéal pour resserrer les liens en interne, avec les partenaires les plus importants et les meilleurs clients.

Maintenant, vous avez les clés de réussite de votre déménagement d’entreprise.

Pour vous aider à réaliser ce beau projet pas à pas et ne rien oublier, nous vous avons préparé une check list du déménagement d’entreprise.

Et pour vous assister dans la recherche des bons prestataires (déménageurs, parc informatique, organisation de la « pendaison de crémaillère » de votre entreprise…) et réussir votre déménagement de bureaux, rendez-vous sur Lifizz.fr !