déménagement

Comment bien anticiper son déménagement de bureaux ?

Votre entreprise évolue et vos locaux ne sont désormais plus adaptés à la taille de votre équipe ni à son activité. Il est grand temps d’envisager un déménagement d’entreprise !

Source de stress et d’anxiété, laissez-vous guider pour réussir ce tournant majeur, événement qui marquera d’une pierre blanche l’histoire de votre entreprise…

Déménagement de bureaux : pour qui ? Pourquoi ?

La vie d’une entreprise n’est pas linéaire et certains événements la font progresser vers de nouvelles étapes plus ou moins importantes.

Une entreprise dont l’activité se porte bien est amenée à embaucher et c’est une chance. Mais l’intégration de nouveaux salariés implique forcément de pousser les murs et a fortiori un transfert d’entreprise dans de nouveaux locaux.

Si l’entreprise s’ouvre à l’international, elle sera peut-être amenée à déménager ses locaux et franchir les frontières pour s’installer dans un pays plus propice à l’expansion de son activité.

A l’inverse, une entreprise en fragilité va davantage chercher à réduire les coûts à commencer par les frais des services généraux souvent jugés superflus en cas de crise.

C’est compréhensible et pourtant… Essentiel, l’hébergement d’une entreprise représente le deuxième poste de dépenses après les salaires.

Plutôt que de supprimer des emplois, le comité de direction cherchera en priorité à réorganiser le mode de fonctionnement de ses équipes, à encourager le télétravail, le nomadisme, le flex office… ou à externaliser certains services.

Une diminution des effectifs requis au sein des murs de l’entreprise peut ainsi être une des raisons majeures pour décider d’un déménagement d’entreprise.

Réfléchir avant d’agir

Le déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. Bien au contraire ! Plus l’entreprise est importante, plus son déménagement se prépare à l’avance.

Le temps de préparation varie selon les conditions actuelles et futures de l’entreprise en question. En moyenne, on comptera 6 mois de préparation avant de quitter des locaux.

Bien entendu, une entreprise qui part s’installer à l’étranger demandera de travailler sur un projet amont basé sur un cahier des charges très étudié et la préparation psychologique des équipes pour leur organisation personnelle.

Selon une enquête IFOP, « le déménagement constituerait la 3ème source de stress après le deuil et le licenciement ».

Les questions anxiogènes que se posent les employés apprenant un déménagement d’entreprise sont généralement de cet ordre :

  • Dans quel quartier allons-nous être installés ?
  • Quel sera l’impact de ce déménagement sur mon temps de transport ?
  • Les accès seront-ils pratiques pour moi ?
  • Si nous déménageons dans un immeuble, y aura-t-il un ascenseur ? Un accès handicapé ?
  • Où irons-nous déjeuner le midi ?
  • Ce déménagement sera-t-il l’occasion d’un licenciement ? Vais-je garder mon poste ?
  • Vais-je avoir la même superficie ou mon bureau sera-t-il plus petit, moins confortable ? Et le mobilier ?
  • Vais-je me retrouver en face des toilettes ?
  • Je n’aime pas les open space. Vais-je pouvoir me concentrer si l’endroit est bruyant et totalement impersonnel ?
  • L’endroit sera-t-il assez lumineux ? Je déteste travailler dans un environnement sombre.
  • Allons-nous être regroupés avec d’autres équipes/filiales/entreprises ?
  • Je vais devoir trier mes dossiers/ranger mon bureau ! Je déteste le classement et je n’ai pas de temps pour ça / je ne sais pas faire…

En effet, les employés vivent une totale incertitude quant à leur avenir. Et ce passage vers de nouvelles conditions de travail est une source profonde de stress qui peut largement impacter la qualité de vie au travail.

Si vous envisagez de déménager votre entreprise, pensez alors à l’aménagement des futurs locaux pour permettre une amélioration des synergies, une meilleure performance des collaborateurs et donc une plus grande productivité.

En veillant à offrir des conditions et un climat de travail aussi favorables qu’agréables (salles de repos, de sieste, espaces détente cosy et chaleureux, cuisine aménagée et denrées alimentaires, boissons…), vous pourrez offrir à vos collaborateurs un discours rassurant et optimiste.

N’oubliez pas d’expliquer les raisons de ce choix et présentez les choses de façon positive pour encourager chacun à vous suivre dans l’évolution de l’entreprise vers un avenir radieux.

Car le cas échéant, si les conditions ne sont pas réunies, que les raisons sont obscures ou mal comprises, certains membres de votre équipe n’hésiteront pas à déposer leur démission estimant que ce déménagement ne leur est pas favorable. Répercussion immédiate d’un déménagement mal préparé…

Faire évoluer vos locaux sans stress

De nombreuses contraintes peuvent également devenir une source intense de stress chez les dirigeants, qui anticipent largement les complications. Et on les comprend ! Il faut penser à tout, ménager les susceptibilités, réorganiser les ressources et tous les aménagements pour optimiser le fonctionnement de l’activité sans risquer de compromettre son avenir.

Bref, un casse-tête chinois qui souvent leur donne des cheveux blancs !

Et pourtant ! Une récente étude a montré que « les décideurs sont de plus en plus conscients de l’importance à accorder aux lieux de travail et 65% reconnaissent que la proximité de commerces et un accès aux transports jouent un rôle crucial dans leur choix d’un espace de travail de qualité. »

Les dirigeants sont donc bien conscients de ce qui se joue dans cette évolution majeure de leur activité.

Il est possible d’éviter les erreurs et les complications pour préparer un déménagement d’entreprise dans la sérénité.

Besoin d’un petit coup de pouce ? N’hésitez pas à contacter l’équipe Lifizz ! Nous travaillerons ensemble sur votre projet, épaulés par nos partenaires spécialistes du déménagement d’entreprise.