Le cahier des charges idéal pour chercher des nouveaux locaux

Cahier des charges recherche nouveaux locaux

Le cahier des charges idéal pour chercher des nouveaux locaux

2000 1221 Céline

Vous cherchez de nouveaux locaux pour votre entreprise et vous voulez être sûr de n’oublier aucun critère ? Suivez notre guide pour rédiger un cahier des charges aussi complet que possible !

Vous êtes à l’étroit dans vos bureaux actuels ? Vous voulez travailler dans des locaux qui correspondent davantage aux besoins et à l’image de votre entreprise ?
Bref, c’est décidé, vous allez déménager. Reste à trouver où…
Un choix lourd de conséquences qu’il vaut mieux ne pas prendre à la légère sous peine de devoir rapidement refaire vos cartons. Il faut donc anticiper vos besoins à l’aide d’un cahier des charges aussi exhaustif que possible.
Rassurez-vous, on vous a préparé une check-list complète de tous les éléments à prendre en compte pour trouver des bureaux parfaits !

1- Le contexte : pourquoi recherchez vous de nouveaux locaux ?

Pour commencer, identifiez clairement la raison première qui vous a poussé à chercher de nouveaux locaux. C’est la réponse à ce problème qui sera votre priorité pendant vos recherches. Important à garder en tête quand vous visiterez un atelier magnifique mais situé à 15 minutes des transports en commun alors même que vous cherchiez une adresse plus accessible. En matière d’immobilier d’entreprise, mieux vaut ne pas céder au coup de cœur. C’est la raison qui doit l’emporter !

2- La localisation : un choix stratégique

Pour l’adresse, plusieurs critères entrent en ligne de compte :

  • la ville et/ou l’arrondissement,
  • la desserte des transports en commun,
  • les habitudes et lieux d’habitation de vos collaborateurs,
  • l’image que vous souhaitez renvoyer

Vous le savez, beaucoup d’enjeux se cachent derrière la localisation. Un emplacement central coûtera plus cher mais sera source d’attractivité et de gain de temps pour les déplacements. Un emplacement plus éloigné sera peut-être moins facile à vivre pour les salariés mais source d’économies. Des économies qui permettront d’offrir plus de services aux collaborateurs et un cadre de travail plus agréable. Une compensation non négligeable…

3 – Le budget : ne rien oublier

Dans l’immobilier d’entreprise, les loyers sont le plus souvent nets de toutes charges et fiscalité pour le propriétaire. C’est le locataire qui s’en acquitte. Et cela comprend les charges de l’immeuble, la taxe sur les bureaux, la taxe sur l’enlèvement des ordures ménagères ainsi que la taxe foncière.

A prendre en compte également, le type de bail et la durée ferme d’engagement ou encore les économies potentielles avec la franchise de loyer.
Bon à savoir : en immobilier d’entreprise, le référentiel est un prix en euros par m2 et par an.

4 – Les aménagements : anticipez vos besoins

Avant de commencer à chercher vos locaux, prenez le temps de réfléchir aux aménagements que vous souhaitez mettre en place :

  • Quelle configuration? Flex office, open space, bureaux cloisonnés ?
  • Quels sont vos besoins en terme de salles de réunion ?
  • Faut-il créer une proximité géographique entre des services qui travaillent régulièrement ensemble ?
  • Voulez-vous prévoir des espaces dédiés au bien-être ou à la convivialité : salle de sieste, salle de jeux, salle de sport ou plus simplement des douches pour ceux qui vont courir le midi ?
  • Quel espace pour la cuisine ? A l’ère du « bureau-maison », c’est un espace qui devient souvent le lieu de toutes les rencontres et discussions dans l’entreprise.
  • A défaut de cuisine, voulez-vous proposer un service de restauration à vos collaborateurs ? Et si oui, sous quelle forme ?
  • Quels sont vos besoins en terme de stockage?
  • Suivant la configuration des bureaux, il faudra peut-être prévoir des cabines isolantes, notamment pour passer ses appels téléphoniques.

La tendance, pour information, est incontestablement à réduire les surfaces de travail à la faveur des espaces collaboratifs.

N’oubliez pas de prévoir le bon nombre de sanitaires : la législation en vigueur en impose 1 pour 10 collaborateurs. Ils doivent être séparés pour les hommes et les femmes.
Et enfin, dernier élément à prendre en compte dans l’aménagement : l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. Les installations sont aujourd’hui obligatoires mais certains immeubles, notamment dans Paris, ne peuvent malheureusement pas respecter ces normes.

5 – La superficie : mieux vaut trop que pas assez

Pour estimer la surface dont vous aurez besoin, vous pouvez vous baser sur cette règle de calcul :

  • compter 7m2 par personne en open space, 12m2 en bureau individuel,
  • ajouter 3m2 par personne pour une salle de réunion,
  • prévoir 20% de surface supplémentaire pour les espaces de circulation, espaces communs et espaces annexes (sanitaires, locaux techniques…),
  • Et ajouter plus ou moins 10% pour la marge d’erreur.

Il est de plus en plus fréquent d’anticiper les perspectives de développement de l’entreprise et de prendre des locaux plus grands que nécessaire, quitte, dans un premier temps, à sous-louer les postes de travail non utilisés.

6 – Les basiques à vérifier lors des visites

Quelques points qui semblent évidents mais qui restent importants à spécifier dans votre cahier des charges :

  • climatisation et chauffage,
  • éclairage et acoustique,
  • ascenseurs,
  • réseaux et connectivité : l’immeuble est-il relié à la fibre ? Y a-t-il du réseau avec tous les opérateurs de téléphonie mobile ?
  • Faudra-t-il bientôt prévoir un ravalement de la façade de l’immeuble ? Des travaux dans les parties communes ? Le cas échéant, ces deux points seront à négocier dans le bail.
  • Qui sont les autres locataires de l’immeuble : des concurrents, des partenaires ?
  • Quel est l’environnement proche ? Quelle est l’offre de restauration dans le quartier ?

7 – Le bâtiment

Le bâtiment dans lequel vous vous installerez sera la première image que percevront vos visiteurs. Dans certains cas, suivant le positionnement ou l’activité de votre entreprise, un immeuble ancien ou au contraire moderne vous conviendra mieux. Le standing que vous attendez de l’immeuble peut être également précisé dans votre cahier des charges : doit-il être haut de gamme, high-tech… ? Pensez aussi aux immeubles HQE (haute qualité environnementale) ou même à énergie positive. Intéressants, à la fois en terme d’image et d’économie.
Puis, dernier élément mais non des moindres : les places de parking et/ou le local vélo.

Voilà, votre cahier des charges est fin prêt ! Maintenant, vous pouvez vous lancer dans la recherche des bureaux de vos rêves.
Niveau timing, prévoyez environ un an entre le début de votre recherche et son aboutissement.
Mais bien entendu, tout dépend de votre bail et de votre délai de préavis. Autre critère, la raison de votre déménagement : si vous manquez désespérément de place face à des effectifs grandissants, l’urgence ne sera pas la même que si vous êtes à la recherche d’une localisation plus centrale par exemple.

Enfin, c’est surtout la surface qui va déterminer le timing. En toute logique, plus les locaux quittés et recherchés sont grands, plus le projet devra s’anticiper. Pour les grands projets supérieurs à 5 000m2, il faut compter entre un et trois ans. Sur les moyennes surfaces comprises entre 1 000 et 5 000 m2, partez plutôt sur 12 à 18 mois. Et enfin, les recherches de petites surfaces inférieures à 1 000m2 peuvent se mener en une année.
Et dans tous les cas, n’anticipez pas trop : vous vous retrouveriez à gérer deux contrats de bail en même temps : l’ancien et le nouveau. Pas franchement la position idéale pour la négociation !

Vous l’aurez compris, la recherche de nouveaux locaux est un travail de longue haleine. Pour vous accompagner, nous mettrons bientôt en ligne Lifizz Spaces, une plateforme dédiée à l’immobilier d’entreprise. Elle vous donnera accès à l’exhaustivité des annonces immobilières BtoB : les offres traditionnelles tout comme les espaces de coworking et les sous-locations de postes de travail.
Et dès maintenant, vous pouvez faire appel à nos partenaires pour vous accompagner dans votre recherche mais aussi pour organiser votre déménagement ou pour aménager de nouveaux bureaux qui vous ressemblent… Bref, on est à vos côtés sur tous les fronts !