Le flex-office : les clés pour comprendre

Le flex-office : les clés pour comprendre

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Flex-office : les bureaux vivent leur révolution !

Le flex-office, c’est la nouvelle tendance en entreprise. Postes de travail partagés, espaces de réunion informels, zones de détente… les bureaux vivent leur révolution ! Plus qu’un effet de mode, l’avènement du flex-office est le reflet de la nouvelle réalité du travail. Adapté aux nouveaux usages et aux nouvelles attentes des salariés, cette nouvelle organisation présente également de nombreux avantages pour l’entreprise. Mais attention, la manœuvre est délicate, et le jeu ne vaut vraiment la chandelle que si on le joue vraiment.

Le bureau est mort, vive le flex office !

Il est loin le temps du « bureau carcan », ce temps où les salariés restaient cloisonnés, chacun dans son service, dans son bureau, derrière son ordinateur. Une boite dans la boite dans la boite… Désormais, c’est tout le contraire que l’on attend d’eux, ils doivent savoir sortir du cadre, prendre des initiatives, innover… La bonne nouvelle, c’est que les salariés aussi aspirent à davantage d’autonomie et de liberté dans leur vie professionnelle.

sortir du cadre, prendre des initiatives, innover…

Symptôme ou conséquence, toujours est-il que les méthodes de travail évoluent rapidement. Les entreprises fonctionnent de plus en plus en mode projet, les équipes se formant et se déformant au grès de ces fameux projets. Reste-t-il encore un intérêt à rassembler les comptables dans un même bureau, les informaticiens dans un autre et les marketeurs deux étages plus haut ? Il semble beaucoup plus logique de permettre à ces équipes temporaires de se regrouper sur une période donnée dans un lieu adapté et convivial. A l’heure du travail collaboratif, les bureaux individuels ou « mono-tâches » n’ont plus vraiment lieu d’être. Pour rester performante et efficace, l’entreprise se doit de reconnecter le lieu de travail avec les nouveaux usages.

C’est là qu’intervient le flex office. Dans ce nouvel aménagement, les postes de travail ne sont plus attribués à une personne en particulier. Les bureaux sont partagés et chacun s’installe où bon lui semble. Un gain de mètres carrés non négligeable qui permet de libérer de la place pour créer des espaces plus informels : des coins cosy où se reposer, des bulles pour s’isoler et téléphoner, d’autres zones plus conviviales où se regrouper, se rencontrer… L’environnement se veut dynamique. En fonction de ses besoins et de ses envies, le salarié pourra ainsi trouver un espace adapté.

Une révolution heureuse pour l’entreprise

Le flex office, c’est donc une véritable disruption dans l’entreprise. Certes, le mot « disruption » est particulièrement à la mode ces derniers temps et son utilisation souvent galvaudée. Mais là, faites-nous confiance, le flex office en est bien une ! Il vient bousculer une convention longtemps considérée comme allant de soi : le bureau comme un espace personnel, invariable et intouchable.
 Voilà qui modifie complètement la perception même du travail en entreprise. En accordant davantage d’autonomie à ses collaborateurs, l’entreprise doit revoir complètement ses méthodes managériales. On passe d’un management par le contrôle à un management par la confiance. Alors pourquoi se lancer dans un tel chamboulement ? Tout simplement parce que les intérêts pour l’entreprise sont nombreux.

Optimiser les coûts immobiliers

Entre les vacances, les déplacements professionnels, les réunions, les arrêts maladie, on estime qu’entre 35 % et 55 % des postes de travail sont inoccupés au sein d’une entreprise (source NWOW, think thank autour du futur du travail). Le flex office en prend son parti et aménage moins de postes de travail formels que l’entreprise ne compte de salariés. En résulte une optimisation du taux d’occupation des espaces et d’importantes économies de surface. Un calcul d’autant plus intéressant que dans les grandes métropoles la pression se fait de plus en plus forte sur les prix de l’immobilier tertiaire.

Attirer les nouveaux talents

D’après une infographie réalisée par Orange, 93 % des jeunes actifs ne souhaitent plus travailler dans un bureau classique. Alors que la guerre du recrutement fait rage et qu’il est de plus en plus difficile de fidéliser les troupes, proposer autonomie et flexibilité aux nouvelles recrues pourra faire toute la différence.

C’est un fait : 93 % des jeunes actifs ne souhaitent plus travailler dans un bureau classique.

Encourager l’innovation et l’intrapreneuriat

Éclater les espaces de travail, c’est lancer une nouvelle dynamique dans l’entreprise. Des collaborateurs qui jusqu’à présent n’avaient aucune raison de se croiser peuvent se rencontrer, échanger dans un cadre informel où l’on se sent plus libre. On favorise ainsi l’apparition de nouvelles synergies, de nouvelles idées qui n’auraient jamais vu le jour dans un bureau traditionnel.

Améliorer le bien-être des collaborateurs

Pour correspondre aux attentes des salariés, une machine à café et un babyfoot ne suffisent plus. Il faut désormais aller plus loin, créer des espaces de travail informels, développer des zones plus studieuses et inventer des lieux multi- modaux et collaboratifs.

Une métamorphose en profondeur sinon rien

Pas de transformation organisationnelle sans transition culturelle. Le flex office ne fonctionne pas comme une baguette magique : ce n’est pas en remplaçant le mobilier et en ajoutant des canapés que la magie va opérer. Le nouvel aménagement des bureaux doit nécessairement s’accompagner d’une véritable mutation de l’entreprise, une mutation qui se prépare bien en amont.

Rien ne sert de partir sur un copier-coller de ce qui se fait ailleurs. Pour fonctionner, le flex office doit être en adéquation totale avec l’entreprise. L’enjeu principal est de réussir à identifier les différentes situations de travail afin de créer des espaces qui leur correspondent. Il faut donc expérimenter, adapter et surtout co-créer. En passant en mode flex office, vous obligez vos collaborateurs à sortir de leur zone de confort. Le temps de la transition, ils vont perdre leurs repères et voir leurs habitudes complétement bousculées. Les associer à la conception de leur nouveau lieu de travail a un double intérêt : faciliter la transition et surtout s’assurer une réelle adéquation avec leurs besoins. Les managers aussi doivent être sensibilisés. Il est important de leur fournir les clés pour gérer une équipe beaucoup plus autonome et disséminée aux 4 coins de l’entreprise.

La politique RH a donc un gros rôle à jouer pour accompagner ce passage d’une organisation verticale à une organisation horizontale. Elle doit faciliter et encourager les nouvelles pratiques (home office, décloisonnement des horaires de travail…), placer l’humain au cœur de la métamorphose et entretenir la culture d’entreprise.

C’est à cette condition que le flex office tiendra toutes ses promesses et que les collaborateurs désormais nomades vivront heureux dans leurs bureaux désormais libres.

Le flex office en 4 points clés c’est :

  • Une solution pour faciliter le travail en mode projet et collaboratif dans l’entreprise,
  • Un aménagement qui accompagne une évolution en profondeur de l’entreprise,
  • Un argument pour attirer et fidéliser les jeunes talents,
  • Une source d’optimisation des coûts immobiliers pour l’entreprise.

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